バーチャルオフィスで許認可は取得できる？業種別の事務所要件と注意点

1. 法人登記できる住所と許認可上の事務所は別に判断される

法人登記に対応したバーチャルオフィスであれば、その住所を会社の本店所在地として登記できる場合があります。

しかし、設立登記が完了したことは、許認可の事務所要件を満たしていることを意味しません。

2. 許認可で確認される主な事務所要件

具体的な要件は許認可によって異なりますが、一般的には次のような項目が確認されます。

• 継続して業務を行える場所である
• 事務所として使用する権限がある
• 他社や居住部分から適切に区分されている
• 机、電話、パソコンなどの設備がある
• 契約書や帳簿などを保管できる
• 顧客の相談や契約へ対応できる
• 個人情報や業務上の秘密を保護できる
• 責任者や資格者が常勤できる
• 会社名や許可標識などを掲示できる
• 必要に応じて立入検査へ対応できる

住所利用と郵便転送だけを提供する一般的なバーチャルオフィスでは、これらの要件を満たせない可能性があります。

3. 登記上の本店と許認可上の営業所を分ける方法

許認可の種類によっては、登記上の本店と、許認可事業を行う営業所を別の場所に設定できる場合があります。

この方法を利用できるかは、許認可の制度、会社の組織、実際の業務運営によって異なります。

住所を分ける場合の確認事項

• 本店と営業所を分けることが制度上認められるか
• どちらの住所が申請先を決める基準になるか
• 営業所を支店として登記する必要があるか
• 税務や社会保険の届出が必要か
• 契約書やウェブサイトへどちらの住所を表示するか
• 郵便物や行政からの連絡をどこで受け取るか

4. 宅地建物取引業とバーチャルオフィス

宅地建物取引業の免許では、継続的に宅建業務を行える事務所の実体が必要です。

主に確認される項目

• 宅建業を継続的に行える場所である
• 他社や居住部分から適切に区分されている
• 来客や契約業務へ対応できる
• 事務所として必要な設備がある
• 専任の宅地建物取引士が常勤できる
• 標識などを掲示できる

住所利用と郵便転送だけのバーチャルオフィスでは、一般的に事務所の実体を示すことが難しくなります。

5. 建設業許可とバーチャルオフィス

建設業許可では、請負契約の締結など、建設業に関する営業活動を行う営業所の実体が確認されます。

主に確認される項目

• 請負契約などを行える事務所である
• 固定された電話、机、事務機器などがある
• 契約書や帳簿を保管できる
• 会社名などを適切に表示できる
• 常勤役員等が勤務できる
• 営業所技術者等が常勤できる
• 事務所の使用権限を証明できる

住所だけを借りるバーチャルオフィスでは、営業所として認められない可能性があります。

本店をバーチャルオフィスに置き、建設業を行う営業所を別の場所に置く方法を検討する場合も、常勤性や会社組織との関係を申請先へ確認しましょう。

6. 有料職業紹介事業とバーチャルオフィス

有料職業紹介事業では、求人者や求職者へ適切に対応でき、個人情報や秘密を守れる事業所が必要です。

主に確認される項目

• 事業所を継続して使用できる
• 求人者や求職者の相談へ対応できる
• 面談内容が第三者へ漏れない
• 個人情報を安全に保管できる
• 職業紹介責任者を配置できる
• 他の事業と適切に区分できる

面談をオンラインで行う場合でも、職業紹介責任者や情報管理などの要件がなくなるわけではありません。

7. 古物商許可とバーチャルオフィス

古物商許可では、古物営業の拠点となる営業所を定め、営業所ごとに管理者を選任します。

主に確認したい項目

• 継続的に古物営業を行う場所である
• 会社がその場所を使用できる
• 営業所の管理者を配置できる
• 取引記録や帳簿を管理できる
• 標識を掲示できる
• 商品の買取りや管理方法を説明できる

ネット販売だけを行う場合でも、受注、買取り、在庫管理、発送などを行う営業の拠点が必要です。

バーチャルオフィスとは別の場所で古物営業を行う場合は、どの住所を営業所として申請するか管轄警察署へ確認してください。

8. 飲食店営業とバーチャルオフィス

飲食店営業許可は、実際に食品を調理して提供する営業施設に対して行われます。

営業施設で確認される主な項目

• 調理場の構造
• 手洗い設備
• 給排水設備
• 冷蔵・冷凍設備
• 食品や器具の保管設備
• 防虫・防そ対策
• 食品衛生責任者

バーチャルオフィスは調理施設ではないため、飲食店営業の営業施設として使用することはできません。

登記上の本店をバーチャルオフィスに置き、実店舗について飲食店営業許可を申請する形は考えられます。本店と店舗の関係を保健所などへ確認しましょう。

9. 士業の事務所とバーチャルオフィス

弁護士、司法書士、行政書士、税理士、社会保険労務士などの士業では、所属する団体や制度ごとに事務所の基準があります。

確認される可能性がある項目

• 事務所としての独立性
• 相談内容や秘密を守れる環境
• 書類や職印などの保管設備
• 事務所名の表示
• 他の事業や他の士業事務所との区分
• 登録者が実際に業務を行える場所であること

士業法人の本店登記と、個人または法人の事務所登録では、確認される内容が異なる場合があります。

バーチャルオフィスを契約する前に、所属予定の士業団体へ相談してください。

10. その他の許認可でも確認が必要

次のような事業でも、店舗、営業所、保管場所などの要件が定められている場合があります。

• 酒類販売業
• 旅行業
• 労働者派遣事業
• 産業廃棄物収集運搬業
• 貨物利用運送事業
• 探偵業
• 不動産管理業
• 医薬品・医療機器に関する事業
• 美容所や理容所
• 民泊・旅館業

許認可の名称が同じでも、自治体、事業内容、営業形態などによって必要な設備や書類が異なる場合があります。

11. バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違い

レンタルオフィスに実際の個室があっても、自動的に許認可へ対応できるわけではありません。独立性、利用時間、看板、常勤性などを個別に確認します。

12. 許認可の申請先へ確認する内容

事前相談では「バーチャルオフィスでも大丈夫ですか」と質問するだけでなく、具体的な利用方法を説明しましょう。

相談前に整理する項目

• 申請予定の許認可
• 実際に行う業務内容
• 登記上の本店所在地
• 実際に業務を行う場所
• 責任者や資格者が勤務する場所
• 顧客との契約や面談を行う場所
• 契約書や帳簿を保管する場所
• 商品や設備を保管する場所
• 郵便物を受け取る方法

用意すると確認しやすい資料

• バーチャルオフィスの利用契約書
• サービスの利用規約
• オフィスの平面図
• 個室や共用部分の写真
• 郵便物や来客対応の説明資料
• 会社の組織図
• 責任者などの勤務予定表

13. 会社設立から許認可申請までの流れ

1. 1

   予定する事業を整理する

   どの許認可が必要か、どこで実際の業務を行うか整理します。

2. 2

   事務所要件を確認する

   申請先の手引きや相談窓口で、必要な設備、独立性、常勤者などを確認します。

3. 3

   本店と営業所の構成を決める

   本店と許認可上の営業所を同じ場所にするか、別の場所にするか決めます。

4. 4

   申請先へ事前相談する

   契約予定のオフィス資料を用意し、申請に利用できるか確認します。

5. 5

   オフィスを契約する

   事前確認の結果を踏まえ、法人登記と事業運営に対応した場所を契約します。

6. 6

   会社を設立する

   許認可に適した事業目的、役員構成、本店所在地などを定めて設立登記を行います。

7. 7

   人員と設備を整える

   責任者、資格者、机、電話、書類保管設備などを準備します。

8. 8

   許認可を申請する

   申請書、図面、写真、使用権限を示す書類などを提出します。

9. 9

   許可後に営業を開始する

   許可証の受領や必要な届出、標識の掲示などを完了してから営業を始めます。

14. バーチャルオフィスと許認可でよくある注意点

• 法人登記できれば許認可も取得できると思っていた
• オフィス運営会社の説明だけで契約した
• 許認可の申請先へ事前相談していなかった
• 専用個室が必要であることを確認していなかった
• 資格者や責任者の常勤性を考えていなかった
• 会社名や許可標識を掲示できなかった
• 契約書や帳簿を保管する場所がなかった
• 本店と営業所を分けた場合の届出を確認していなかった
• 許可取得前に営業を開始してしまった

15. バーチャルオフィス契約前チェックリスト

• 予定する事業に必要な許認可を確認した
• 許認可の最新の手引きを確認した
• 事務所に必要な設備と独立性を確認した
• 責任者や資格者の配置要件を確認した
• バーチャルオフィス運営会社へ業種を伝えた
• 許認可事業での利用が契約上認められている
• 申請先へ契約前に相談した
• 本店と営業所を分けられるか確認した
• 実際に業務を行う場所を決めた
• 契約書や帳簿を保管する場所を決めた
• 会社名や標識を掲示できるか確認した
• 郵便物や立入検査へ対応できる
• 許可取得前には営業を開始しない