会社設立に必要な書類一覧｜株式会社・合同会社の登記書類を解説

書類作成前に会社の基本事項を決める

会社設立の書類には、商号、本店所在地、事業目的、資本金、役員などの情報を記載します。先に書類を作り始めると、内容の変更によって複数の書類を作り直すことがあります。

書類を準備する前に、少なくとも次の事項を決めておきましょう。

• 株式会社または合同会社などの会社形態
• 会社の商号
• 本店所在地
• 事業目的
• 資本金の額
• 出資者と出資額
• 役員または社員の構成
• 事業年度
• 公告方法
• 会社の設立予定日

同一の本店所在地に同一の商号を持つ会社は登記できません。商号を決める際は、法務局のオンラインサービスなどで同一商号の有無を確認してください。

株式会社の設立に必要な書類

次の表は、取締役会を設置しない株式会社を発起設立によって設立する一般的なケースを想定しています。

取締役会を設置する場合、募集設立を行う場合、監査役を置く場合、現物出資を行う場合などは、必要書類が追加または変更されます。

合同会社の設立に必要な書類

次の表は、社員が個人で、金銭のみを出資して合同会社を設立する一般的なケースを想定しています。

代表社員が法人の場合は、職務執行者の選任に関する書面や就任承諾書など、個人が代表社員になる場合とは異なる書類が必要です。

定款

定款は、会社の商号、事業目的、本店所在地、出資に関する事項などを定める会社の基本規則です。株式会社と合同会社のどちらを設立する場合も作成します。

株式会社の定款

• 発起人が作成する
• 発起人全員が署名または記名押印する
• 原則として公証人による認証が必要
• 紙定款または電子定款を選択できる

合同会社の定款

• 設立時の社員が作成する
• 社員全員が署名または記名押印する
• 公証人による認証は不要
• 紙定款または電子定款を選択できる

事業目的の表現や機関設計に問題があると、定款認証や登記申請の段階で修正が必要になることがあります。許認可が必要な事業では、申請先が求める目的の記載も確認してください。

設立登記申請書

設立登記申請書は、会社の設立を本店所在地を管轄する法務局へ申請する書類です。

申請書には、主に次の内容を記載します。

• 商号
• 本店所在地
• 登記の事由
• 登記すべき事項
• 資本金の額
• 登録免許税の額
• 添付書類の一覧
• 申請日
• 申請人の情報
• 連絡先

法務局では、株式会社と合同会社の申請書様式および記載例を公開しています。古いひな形をそのまま使用せず、申請時点の最新様式を確認してください。

資本金の払込みがあったことを証する書面

会社設立では、定めた資本金が実際に払い込まれたことを証明する書類を作成します。

一般的には、次の書類を組み合わせて作成します。

• 払込みがあったことを証明する書面
• 通帳の表紙の写し
• 口座名義人が確認できるページの写し
• 払込日と金額が確認できるページの写し

インターネットバンキングを利用した場合は、金融機関名、支店名、口座名義、口座番号、入金日、入金額などが確認できる取引明細を準備します。

払込みを行う時期や、誰の口座へ払い込むかは重要です。定款の作成・認証や出資者の構成を確認してから手続きを進めてください。

印鑑証明書と本人確認書類

書面による会社設立では、発起人や役員などの印鑑証明書が必要になる場合があります。必要な人と通数は、会社形態、役員構成、定款の認証方法などによって異なります。

印鑑証明書

個人の印鑑証明書は、住所地の市区町村窓口などで取得します。手続きによっては、発行後3か月以内のものが求められます。

本人確認証明書

本人確認証明書として、次のような書類が使用されることがあります。

• 住民票の写し
• 戸籍の附票
• 運転免許証などのコピー
• マイナンバーカード表面のコピー

使用できる書類やコピーへの記載方法には条件があります。マイナンバーカードの裏面など、個人番号が記載された部分を不要に提出しないよう注意してください。

会社の印鑑届書

会社の代表者印を登記所へ提出する場合は、印鑑届書を作成します。届け出た印鑑は、会社の印鑑証明書を取得するときに使用されます。

オンライン申請の普及などにより、設立登記の申請方法によって印鑑提出の扱いが異なります。ただし、金融機関や取引先との手続きで会社の実印や印鑑証明書が必要になることもあります。

印鑑を提出する場合、書面による印鑑届書には、市区町村へ登録している個人の実印と発行後3か月以内の印鑑証明書が必要になることがあります。

条件によって必要になる書類

次のような設立方法では、一般的な金銭出資のみの会社設立とは異なる書類が必要です。

必要書類は個別の条件によって変わります。複雑な機関設計、現物出資、法人出資、海外居住者が関係する設立は、事前に法務局または専門家へ確認してください。

オンライン申請と書面申請の違い

オンライン申請では、電子署名を行うことによって一部の書類を省略できる場合があります。一方で、添付するPDFにも作成者の電子署名が必要になるなど、書面申請とは異なる準備が必要です。

書類をPDFにしただけでは、オンライン申請に使用できない場合があります。法務局の操作手引書で、各書類に必要な電子署名を確認してください。

提出前の確認事項

書類がそろったら、提出前に書類同士の内容が一致しているか確認します。

• 商号の表記がすべての書類で一致しているか
• 本店所在地の記載が一致しているか
• 氏名、住所、生年月日に誤りがないか
• 定款と登記すべき事項の内容が一致しているか
• 資本金と払込金額が一致しているか
• 払込日が適切か
• 必要な署名、押印、電子署名があるか
• 証明書の有効期限を満たしているか
• 必要な原本とコピーを区別しているか
• 登録免許税の金額が正しいか
• 本店所在地を管轄する法務局が正しいか
• 代理申請の場合は委任状があるか

登記申請後に内容の不備が見つかると、法務局から補正を求められることがあります。連絡先には、平日の日中に連絡を受けられる電話番号を記載しましょう。